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Digitalização de Documentos

Com o advento da internet bem como da evolução das tecnologias da informação, cada vez mais as empresas buscam formas de agilizar seu processo de consultas à tais informações já que, o mundo em que vivemos está cada vez mais imediatista.

Por isso que a digitalização de acervos é uma das ferramentas essenciais ao acesso e à difusão dessas informações em acervos arquivísticos, além de contribuir para a sua preservação, uma vez que restringe o manuseio aos originais constituindo-se como instrumento capaz de dar acesso simultâneo local ou remoto aos seus representantes digitais como os documentos textuais, cartográficos e iconográficos em suportes convencionais.

Como funciona a Digitalização de Documentos

A digitalização de documentos é a conversão de um suporte físico de dados (papel, microfilme, etc) para um suporte em formato digital visando dinamizar o acesso e a disseminação das informações, mediante a visualização instantânea das imagens a multi-usuários. A digitalização dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das informações entre os funcionários e colaboradores, mediante a visualização instantânea das imagens de documentos, em qualquer computador conectado a uma rede ou à internet.

A conversão do papel para o documento digital surgiu da necessidade de tornar o ambiente das empresas, das instituições públicas, de bibliotecas, entre outros, mais eficiente e organizado.Basicamente uma empresa de digitação de documentos transforma papéis em arquivos de computador, podendo prestar outros serviços: armazenar, indexar, administrar e realizar backup (cópia) desses arquivos, entre outros.

A digitalização permite a substituição dos documentos em papel com o intuito de:

- Diminuição de espaço físico para armazenamento de documentos;

- Facilidade de acesso: possibilidade de acesso remoto e utilização simultânea;

- Busca a informação (sistema de indexação);

- Segurança, inviolabilidade dos dados;

- Preservação e durabilidade do acervo;

- Transparência das informações.

Desenvolvido para consultas seguras, esse sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) dispõe de ferramentas adequadas às necessidades de rastreabilidade, personalização, acesso e segurança total via internet do acervo documental de cada cliente.


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