🧩 Introdução: Segurança de dados começa no papel
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) não se restringe ao ambiente digital. Documentos físicos com dados pessoais ou sensíveis também estão sujeitos às exigências legais da legislação. Por isso, uma política eficaz de gestão documental não é apenas uma medida de eficiência operacional, mas uma proteção jurídica contra vazamentos, extravios e penalidades.
📂 Quais documentos são afetados pela LGPD?
A LGPD protege qualquer informação que possa identificar uma pessoa física, direta ou indiretamente. Isso inclui documentos como:
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Fichas de funcionários
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Contratos com dados pessoais
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Prontuários médicos
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Documentação de clientes e fornecedores
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Registros escolares, currículos e dados de RH
Esses arquivos, mesmo que físicos, precisam ser tratados com os mesmos cuidados de um sistema digital. O armazenamento, o controle de acesso e o tempo de guarda precisam seguir critérios claros, auditáveis e justificados.
🧠 Organização como base da conformidade
Uma estrutura documental desorganizada impede a empresa de saber o que está sendo armazenado, por quanto tempo e com que finalidade. Isso vai diretamente contra os princípios da LGPD.
A Prarquivar atua com padronização, classificação e estruturação do acervo físico e digital, permitindo que as informações sejam localizadas com precisão, acessadas apenas por usuários autorizados e descartadas dentro dos prazos legais.
💾 Digitalização e Indexação: controle e rastreabilidade
Digitalizar documentos vai além de escanear. É necessário aplicar técnicas de indexação, ou seja, classificar cada arquivo com metadados que definem conteúdo, tipo, data e titular dos dados. Isso permite:
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Busca rápida por nome, CPF, setor ou qualquer atributo indexado
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Restrição de acesso com base em perfis hierárquicos
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Registro de logs de acesso, como exige a LGPD
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Redução de extravios e duplicidade de dados
Com um acervo digital bem indexado, a empresa está pronta para responder rapidamente a requisições de titulares, auditorias ou processos judiciais.
🔒 Guarda segura: acesso controlado e ambiente protegido
Os documentos físicos ainda representam uma parcela relevante da realidade empresarial. Sua guarda precisa ocorrer em ambiente controlado, com sistemas de segurança, rastreamento e logística de retirada sob protocolos definidos.
A Prarquivar oferece infraestrutura especializada em custódia documental, com controle de temperatura, umidade, vigilância, rastreamento e protocolos de entrega e devolução sob requisição autorizada.
🗑 Eliminação de documentos: riscos do descarte incorreto
O descarte de documentos exige critérios técnicos. Um documento com dados sensíveis descartado de forma incorreta pode causar sanções graves. A eliminação deve seguir os seguintes princípios:
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Respeito aos prazos legais de guarda conforme legislação específica (CLT, INSS, Receita Federal, etc.)
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Processo de descarte com registro de termos e autorização
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Fragmentação ou trituração industrial certificada
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Emissão de laudos e certificados de eliminação
A Prarquivar realiza esse processo com segurança técnica, jurídica e ambiental, assegurando a rastreabilidade de toda a cadeia de descarte.
⚖️ Compliance e tranquilidade jurídica
Empresas que mantêm uma política documental alinhada à LGPD reduzem o risco de sanções da ANPD, melhoram seu posicionamento frente a auditorias e transmitem confiança ao mercado. O investimento em gestão documental é um pilar de compliance corporativo.
📣 Conclusão: gestão documental como diferencial estratégico
A LGPD exige que as empresas saibam onde estão os dados, como são usados e por quanto tempo permanecem armazenados. Sem uma gestão documental eficaz, isso se torna impraticável. Com organização, digitalização, guarda segura e descarte técnico, a Prarquivar oferece soluções completas que conectam segurança, legalidade e eficiência operacional.