Perguntas Frequentes • Prarquivar

Prazos de Guarda Documental

Todo documento tem um prazo de guarda de acordo com a legislação vigente. Pensando nisso, e para facilitar o a rotina diária de nossos clientes a PRARQUIVAR separou uma coletânea dos documentos mais usuais e seus respectivos prazos para arquivamento como segue abaixo:

1. Acordo de prorrogação de horas

Prazo: 5 anos

2. Adiantamento salarial

Prazo: 5 anos

3. Administradora de Cartão de Crédito ou de Débito – arquivo magnético

Prazo: 5 anos

4. Atestado de Saúde Ocupacional

Prazo: Tempo de validade

5. Autorização de descontos não previstos em lei

Prazo: 5 anos

6. Aviso prévio - comunicado

Prazo: 2 anos

7. Balancete

Prazo: 5 anos

Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

8. Cadastro Geral de Empregados e Desempregados - CAGED

Prazo: 3 anos

Portaria do MTE nº 235/03 art. 01 par. 02

9. Carta com Pedido de Demissão

Prazo: 5 anos

10. Cofins

Prazo: 10 anos

Lei 8.212 Art 33 Lei Orgânica da Seguridade Social

11. Comissão Interna de Prevenção de Acidentes - CIPA - processo eleitoral

Prazo: 5 anos

12. Comprovante de entrega da Guia da Previdência Social - GSP ao sindicato profissional

Prazo: 10 anos

13. Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS

Prazo: 10 anos

14. Comprovante de pagamento ou declaração do segurado

Prazo: 10 anos

15. Comprovantes de pagamento (cópias) ou a declaração apresentada pelo contribuinte individual para fins de apresentação ao INSS

Prazo: 10 anos

16. Comprovantes do exercício da atividade remunerado dos segurados e contribuintes individuais

Prazo: Indeterminado

17. Comunicação de Acidente do Trabalho - CAT

Prazo: 10 anos

18. Conciliação Bancária

Prazo: 5 anos

Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

19. Conhecimento de Frete

Prazo: 5 anos

Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

20. Conta de Água

Prazo: 5 anos

Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

21. Conta de Luz

Prazo: 5 anos

Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

22. Conta de Telefone

Prazo: 5 anos

Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

23. Contrato de trabalho

Prazo: Indeterminado

24. Contribuição Financiamento da Seguridade Social - COFINS

Prazo: 10 anos

25. Controles de ponto

Prazo: 5 anos

26. DAE (Documento de Arrecadação Estadual)

Prazo: 5 anos

Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

27. DAMEF (Declaração Anual de Movimento Econômico e Fiscal)

Prazo: 5 anos

Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

28. DAPI (Demonstrativo de Apuração e Informação do ICMS)

Prazo: 5 anos

Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

29. Declaração Anual do Movimento Econômico - DAME

Prazo: 5 anos

30. Declaração de informações e Apuração do Imposto - Declaração do Simples

Prazo: 5 anos

31. Declaração de Instalação (NR-2 - Port. 3.214/78)

Prazo: Indeterminado

32. Declaração Eletrônica de Serviços - DES

Prazo: 5 anos

33. Declaração para o Índice de Participação dos Municípios na Arrecadação do ICMS - DIPAM (A, B, ME e Substitutiva)

Prazo: 5 anos

34. Demonstrativo de Crédito Acumulado - DCA

Prazo: 5 anos

35. Demonstrativo do Movimento de Gado - ICMS

Prazo: 5 anos

36. Documentação sobre imposto de renda na fonte

Prazo: 7 anos

37. Documentos das entidades isentas de contribuição previdenciária

(Livro Razão, balanço patrimonial e demonstração de resultado do exercício etc.) Livro Diário

Prazo: 10 anos permanente

38. Documentos fiscais das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte

Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A; Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2; Cupom Fiscal emitido por Equipamento Emissor de Cupom Fiscal - ECF; Nota de Produtor, modelo 4; Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7; Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8; Ordem de Coleta de Cargas, modelo 20.

Prazo: 5 anos

39. Documentos fiscais

Nota Fiscal de Serviços - Tributados, série A; Nota Fiscal Simplificada de Serviços; Nota Fiscal de Serviços - Não-tributados ou Isentos, série C; Nota Fiscal de Serviços - Remessa ou Devolução, série D; Nota Fiscal de Serviços - Estacionamento, série E; e, Nota Fiscal-Fatura de Serviços.

Prazo: 5 anos

40. Documentos fiscais

Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A; Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2; Cupom Fiscal emitido por Equipamento Emissor de Cupom Fiscal - ECF; Nota Fiscal do Produtor, modelo 4; Nota Fiscal/Conta de Energia Elétrica, modelo 6; Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7; Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8; Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9; Conhecimento Aéreo, modelo 10; Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11; Bilhete de Passagem Rodoviário, modelo 13; Bilhete de Passagem Aquaviário, modelo 14; Bilhete de Passagem e Nota de Bagagem, modelo 15; Bilhete de Passagem Rodoviário, modelo 16; Despacho de Transporte, modelo 17; Resumo de Movimento Diário, modelo 18; Ordem de Coleta de Carga, modelo 20; Nota Fiscal de Serviço de Comunicação, modelo 21; Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicações, modelo 22; Manifesto de Carga, modelo 25; e, Conhecimento de Transporte Multimodal de Cargas, modelo 26.

Prazo: 5 anos

41. Documentos referentes a levantamento de débito pela fiscalização da Previdência Social de NFLD

Prazo: 10 anos

42. Documentos relativos a retenção dos 11% do INSS

Prazo: 10 anos

43. Duplicatas Recebidas/Emitidas

Prazo: 5 anos

Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

44. Extrato Bancário

Prazo: 5 anos

Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

45. FGTS - GFIP - GRFP

Prazo: 30 anos

46. Folha de Pagamento

Prazo: 30 anos

47. Folha de Pagamento

Prazo: 10 anos

48. Folha de votação de eleição da CIPA

Prazo: 5 anos

49. Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS - depósitos

Prazo: 30 anos

50. GAM (Guia de Arrecadação Municipal)

Prazo: 5 anos

Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

51. GPS e toda documentação previdenciária quando não tenha havido levantamento fiscal

(Folha de pagamento, recibos, Ficha de Salário-Família, Atestados médicos, guia de recolhimento)

Prazo: 10 anos, exceto na hipótese de dolo, fraude ou simulação, o INSS poderá a qualquer tempo apurar e constituir seus créditos

52. GRCS - Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical

Prazo: 5 anos

53. Guia da Previdência Social - GPS

Prazo: 10 anos

54. Guia de Informação e Apuração - GIA Eletrônica

Prazo: 5 anos

55. Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical – GRCS

Prazo: 5 anos

56. Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social – GFIP e Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social - SEFIP

Prazo: 30 anos

57. Guia Nacional de informação e apuração do ICMS Substituição Tributária – GIA-ST

Prazo: 5 anos

58. ICMS (Imposto de Circulação de Mercadorias)

Prazo: 5 anos

Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

59. Imposto de Renda Autônomo

Prazo: 10 anos após a entrega da Declaração na Receita Federal

Lei 8.212 Art 46 Lei Orgânica da Seguridade Social

60. Imposto de Renda Pessoa Física

Prazo: 5 anos após a entrega da Declaração na Receita Federal

Instrução Normativa n°8/93 Art. 4° Secretaria da Receita Federal

61. Imposto sobre a Exportação, para o Exterior, de Produtos Nacionais ou Nacionalizados - IE - comprovantes

Prazo: 5 anos

62. Imposto sobre a importação de produtos Estrangeiros - II - comprovantes

Prazo: 5 anos

63. Imposto sobre Operações de Crédito, câmbio e Seguro ou sobre Operações relativas a Títulos ou Valores

Prazo: 5 anos

64. Imposto sobre Produtos Industrializados - IPI – comprovantes de escrituração fiscal e contábil

Prazo: 5 anos

65. Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza – comprovantes de recolhimento

Prazo: 5 anos

66. IPI (Imposto de Produtos Industrializados)

Prazo: 5 anos

Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

67. IPTU (Imposto Predial Urbano)

Prazo: 5 anos

Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

68. IPVA (Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores)

Prazo: 5 anos

Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

69. IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica)

Prazo: 10 anos após a entrega da Declaração na Receita Federal

Lei 8.212 Art 46 Lei Orgânica da Seguridade Social

70. ISSQN (Imposto sobre Serviços de qualquer natureza)

Prazo: 5 anos

Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

71. ITBI (Imposto de Transmissão Bens Imóveis)

Prazo: 5 anos

Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

72. ITR (Imposto Territorial Rural)

Prazo: 5 anos

Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

73. Lançamentos contábeis de contribuições previdenciárias - Livro Diário - Livro Razão

Prazo: Permanente 10 anos

74. Laudo de Avaliação Ambiental

Prazo: 20 anos

75. Livro Balanço Patrimonial/Geral

Prazo: Permanente

A lei não prevê descarte

76. Livro de Apuração de Lucro Real (Lalur)

Prazo: 10 anos considerando a data do último lançamento

Lei 8.212 Art 46 Lei Orgânica da Seguridade Social

77. Livro de Atas da CIPA

Prazo: Indeterminado

78. Livro de Inspeção do Trabalho

Prazo: Indeterminado

79. Livro de Razão

Prazo: 5 anos

Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

80. Livro de Registro de ICMS

Prazo: 5 anos considerando a data do último lançamento

Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

81. Livro de Registro de Inventário

Prazo: 31 anos considerando a data do último lançamento

Parecer 410 Coordenação do sistema de Tributação (CST/SIPR)

82. Livro de Registro de Saídas

Prazo: 10 anos considerando a data do último lançamento

Lei 8.212 Art 46 Lei Orgânica da Seguridade Social

83. Livro Diário

Prazo: Permanente

84. Livro Registro de Entradas

Prazo: 5 anos considerando a data do último lançamento

Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

85. Livros e documentos pertinentes a ações judiciais ou administrativas

Prazo: Indeterminado

86. Livros fiscais das Empresas de Pequeno Porte

Registro de Entradas, modelo 1 ou 1A; Registro de Saídas, modelo 2 ou 2-A; Registro de Inventário, modelo 7; e, Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, modelo 6.

Prazo: 5 anos

87. Livros fiscais das Microempresas

Registro de Entradas, modelo 1 ou 1-A; Registro de Inventário, modelo 7; e, Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, modelo 6.

Prazo: 5 anos

88. Livros fiscais

Registro de Entradas, modelo 1; Registro de Entradas, modelo 1-A; Registro de Saídas, modelo 2; Registro de Saídas, modelo 2-A; Registro de Controle da Produção e do Estoque, modelo 3; Registro do Selo Especial de Controle, modelo 4; Registro de Impressão de Documentos Fiscais, modelo 5; Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, modelo 6; Registro de Inventário, modelo 7; Registro de Apuração do IPI, modelo 8; Registro de Apuração do ICMS, modelo 9; Livro de Movimentação de Combustíveis – LMC; e, Livro de Movimentação de Produtos - LMP.

Prazo: 5 anos

89. Livros fiscais

Registro de Notas Fiscais de Serviços Prestados (modelo 51); Registro de Notas Fiscais-Faturas de Serviços Prestados a Terceiros (modelo 53); Registro de Movimento de Ingressos em Diversões Públicas (modelo 54); Registro de Serviços Tomados de Terceiros (modelo 56); Registro de Recebimento de Impressos Fiscais e Termos de Ocorrências (modelo 57); e, Registro de Impressão de Documentos Fiscais (modelo 58).

Prazo: 5 anos

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